Hôtel Littéraire Le Swann BW Premier Collection
PROTECTION OF PERSONAL DATA
La Société HOTEL LE SWANN est une société en nom collectif immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de PARIS sous le numéro 411.261.357, dont le siège social est situé 11/15 Rue de Constantinople – 75008 PARIS –– email : rgpd@hotelslitteraires.fr (ci-après la « Société »).
La Société exploite un hôtel nommé HOTEL LITTERAIRE LE SWANN et situé 11/15 Rue de Constantinople (75008) PARIS (ci-après « l’Hôtel »).
L’Hôtel appartient à la collection des Hôtels Littéraires, menée par la Société des Hôtels Littéraires (société par actions simplifiée immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de CLERMONT-FERRAND sous le numéro 392 425 658, dont le siège social est situé 16, place Delille 63000 CLERMONT-FERRAND, ci-après la « Société des Hôtels Littéraires »).
Ces hôtels sont, chacun, animés par la volonté d’offrir à leurs hôtes un voyage dans l’univers d’un grand auteur français :
- l’Hôtel Littéraire Marcel Aymé, situé à Paris,
- l’Hôtel Littéraire Arthur Rimbaud, situé à Paris,
- l’Hôtel Littéraire le Swann, situé à Paris,
- l’Hôtel Littéraire Gustave Flaubert, situé à Rouen,
- l’Hôtel Littéraire Alexandre Vialatte, situé à CLERMONT-FERRAND,
- l’Hôtel Littéraire Jules Verne, situé à BIARRITZ,
- l’Hôtel Littéraire Guy de Maupassant, situé à PARIS (en cours de développement)
Les hôtels listés ci-dessus sont exploités par des sociétés indépendantes, à l’exception de l’Hôtel Littéraire Alexandre Vialatte à CLERMONT-FERRAND, qui est exploité directement par la Société des Hôtels Littéraires.
La Société traite donc les données personnelles de sa clientèle et des internautes qui la sollicitent, et est également susceptible de transmettre tout ou partie de ces données à la Société des Hôtels Littéraires, au titre de son activité d’animatrice de la collection des Hôtels Littéraires. Les conditions de ce transfert sont décrites par la présente Politique de Confidentialité.
La Société est également susceptible de recevoir et traiter des données personnelles transmises par la Société des Hôtels Littéraires, pour toute demande ou sollicitation d’internaute ou de client en relation avec l’Hôtel.
La Société s’engage à respecter les dispositions de la loi 78-17 Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée et le Règlement Général sur la Protection des Données (Règlement UE 2016/679) ou « RGPD » et à prendre toute précaution nécessaire pour préserver la sécurité des informations nominatives confiées.
Les données personnelles peuvent être collectées à différentes occasions, notamment:
- Activités hôtelières :
- Réservation d’une chambre ;
- Enregistrement et règlement ;
- Séjour à l’Hôtel et services proposés à l’occasion du séjour ;
- Consommation au bar ou au restaurant de l’Hôtel durant un séjour ;
- Demandes, réclamations et/ou litiges.
- Participation à des programmes ou animations marketing :
- Contribution à des enquêtes de satisfaction ;
- Inscription de l’internaute à des newsletters, ou à tout autre service de communication ponctuel ou régulier permettant de recevoir des offres et des promotions par email ou par tout autre moyen de communication.
- Participation à des jeux-concours.
Par ailleurs, les hôtels de la collection des Hôtels Littéraires sont affiliés à la marque Best Western, qui administre, sous sa propre politique de confidentialité, plusieurs canaux de réservation de séjours hôteliers. Best Western, peut donc, au titre de la réservation de séjours au sein de l’Hôtel, transmettre une partie des données personnelles collectées à la réservation, uniquement pour les besoins de l’exécution du contrat hôtelier. La collecte et la transmission de ces données par Best Western, vers la Société et/ou Société des Hôtels Littéraires, sont soumis à la politique de confidentialité de Best Western. Une fois les données de réservation intégrées dans le fichier de la Société, celle-ci s’engage à leur appliquer la présente Politique de Confidentialité.
Les données collectées par la Société sont les suivantes :
- coordonnées (par exemple nom, prénom, numéro de téléphone, email) ;
- informations personnelles (par exemple date de naissance, nationalité) ;
- informations sur les enfants (par exemple prénom, date de naissance, âge) ;
- coordonnées bancaires (telles que numéro de carte de crédit, à des fins de transaction et de réservation) ;
- informations figurant sur un titre d’identité (par exemple carte d’identité, passeport ou permis de conduire) ;
- dates d’arrivée et de départ au titre d’un séjour hôtelier ;
- préférences et centres d’intérêts (par exemple chambre fumeur ou non, étage préféré, type de literie, etc.) ;
- questions/commentaires de l’internaute, durant ou suite à un séjour à l’Hôtel;
- informations techniques et de localisations générées dans le cadre de l’utilisation du site internet de l’Hôtel.
La collecte d’informations sur des personnes de moins de 16 ans est limitée à leurs seuls nom, nationalité et date de naissance, qui ne peuvent nous être fournis que par un adulte. Nous remercions les internautes de s’assurer que leurs enfants ne nous transmettent aucune donnée personnelle sans leur autorisation (notamment via Internet). Dans l’hypothèse où une telle transmission aurait lieu, vous pouvez contacter la Société à l’adresse email rgpd@hotelslitteraires.fr afin que ces informations soient supprimées.
Droit d’accès, de rectification, de limitation et d’effacement :
L’internaute peut à tout moment exercer son droit d’accès, de rectification, de suppression ou d’opposition concernant les informations qu’il fournit lors de son inscription ou ultérieurement, auprès de la Société par courrier à l’adresse : HOTEL LITTERAIRE GUSTAVE FLAUBERT 13 rue de la Pie - 33 rue du Vieux Palais (76000) Rouen ou par email à l’adresse rgpd@hotelslitteraires.fr.
En particulier, l’internaute a le droit d’obtenir des informations et d’accéder à ses données personnelles collectées par la Société, sous réserve des dispositions légales applicables.
Il a également le droit de faire rectifier ses données, de les faire effacer ou d’en limiter le traitement et notamment s’opposer au traitement de ses données, en particulier s’opposer à ce que les données le concernant relatives à ses séjours, ses préférences, sa satisfaction soient partagées entre les établissements de la collection des Hôtels Littéraires et/ou avec la Société des Hôtels Littéraires.
Pour toute réclamation portant sur les données personnelles d’un internaute, ce dernier devra joindre à sa demande une copie d’une pièce d’identité, afin d’attester de ce que les données personnelles concernées sont bien les siennes.
Droit de réclamation :
Outre son droit d’accès, de rectification, de limitation et d’effacement, l’internaute a, en tout état de cause, un droit de réclamation concernant l’usage de ses données personnelles, qu’il peut effectuer auprès de la CNIL :
https://www.cnil.fr/fr/agir
Finalités du traitement de données personnelles et durées de conservation :
La Société ne traite que des données personnelles de l’internaute nécessaires au traitement de sa demande, et ne les conserve que pour la durée la plus courte possible, conformément aux recommandations de la CNIL.
Vous trouverez ci-dessous la liste des finalités pour lesquelles les données personnelles collectées sur ce site peuvent être utilisées :
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Finalité/Activité |
Base légale pour le traitement, y compris intérêt légitime poursuivi |
Durée de conservation |
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Remplir nos obligations vis-à-vis de nos clients. |
Traitement nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie. Traitement nécessaire pour se conformer à une obligation légale. Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime consistant à gérer nos activités et à vous fournir les produits et services demandés. |
10 ans à compter de la réservation, conformément à nos obligations légales. |
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Gérer la réservation des chambres et des demandes d’hébergement, en particulier établir et conserver les documents légaux en conformité avec les normes comptables. |
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Gérer votre séjour à l’Hôtel :
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Traitement nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie. Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime consistant à gérer nos activités et à vous fournir les produits et services demandés. |
Pour la durée de votre séjour. |
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Gérer notre relation avec nos clients avant, pendant et après votre séjour :
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Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime consistant à promouvoir nos services, réaliser des actions de marketing direct (compte tenu de votre relation commerciale avec l’une des entités de la collection des Hôtels Littéraires et améliorer nos services. |
3 ans à compter de la date à laquelle vous avez été actif auprès de nous, de quelque manière que ce soit, pour la dernière fois.
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Améliorer notre service hôtelier, notamment :
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Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime consistant à promouvoir nos services, réaliser des actions de marketing direct (compte tenu de votre relation commerciale avec l’Hôtel) et améliorer nos services. |
3 ans à compter de la date à laquelle vous avez été actif auprès de nous, de quelque manière que ce soit, pour la dernière fois. |
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Organiser, promouvoir et gérer la distribution de lots et les suites des jeux-concours proposés par la Société des Hôtels Littéraires et/ou par l’Hôtel. |
Traitement nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie. Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime consistant à promouvoir nos services, réaliser des actions de marketing direct (compte tenu de votre relation à la Société des Hôtels Littéraires et/ou à l’Hôtel et/ou de votre participation au jeu-concours proposé). |
Si vous avez participé au jeu-concours : pour la durée du jeu-concours et de la distribution des lots. Si vous avez déposé une demande, une réclamation, ou posé une question sur le jeu-concours : pour la durée nécessaire au traitement de votre demande. Si vous avez accepté de recevoir des offres promotionnelles ou vous êtes inscrits à une newsletter à l’occasion de votre participation au jeu-concours : pour la durée prévue ci-dessus pour cette finalité, soit 3 ans à compter de la date à laquelle vous avez été actif auprès de nous, de quelque manière que ce soit, pour la dernière fois. |
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Procéder à des recoupements, analyses et combinaisons via un tiers de confiance de vos données collectées à l’occasion de la réservation ou de votre séjour, afin de déterminer vos centres d'intérêts, votre profil client et nous permettre de vous adresser des offres personnalisées. |
Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime consistant à promouvoir nos services, réaliser des actions de marketing direct (compte tenu de votre relation commerciale avec l’Hôtel) et améliorer nos services. |
3 ans à compter de la date à laquelle vous avez été actif auprès de nous, de quelque manière que ce soit, pour la dernière fois. |
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Améliorer les services de l’Hôtel notamment :
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Traitement nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie dans le cadre de la gestion de votre adhésion au programme de fidélité. Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime consistant à promouvoir nos services, réaliser des actions de marketing direct (compte tenu de votre relation commerciale avec l’Hôtel) et améliorer nos services. |
3 ans à compter de la date à laquelle vous avez été actif auprès de nous, de quelque manière que ce soit, pour la dernière fois.
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Sécuriser et améliorer votre utilisation du sites web de l’Hôtel, notamment :
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Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime consistant à gérer nos activités, à réaliser des prestations informatiques, d’administration et de sécurité des réseaux afin de prévenir la fraude. |
13 mois à compter de la collecte des informations. |
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Gestion interne de liste de clients ayant eu un comportement inapproprié lors de leur séjour à l’Hôtel (agressions et incivilités, non-respect du contrat hôtelier, non-respect des règles de sécurité, vols, dégradations et vandalisme ou incidents de règlement). |
Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime consistant à gérer nos activités, à réaliser des prestations informatiques, d’administration et de sécurité des réseaux afin de prévenir la fraude. |
Jusqu’à 122 jours à compter de l’enregistrement d’un événement. |
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Sécuriser les opérations de paiement en déterminant le niveau de risque de fraude associé à chaque transaction. A cette occasion, l’Hôtel peuvent recourir aux prestations fournies par le prestataire désigné par la Société des Hôtels Littéraires en matière de prévention des risques pour affiner leur analyse. En fonction des résultats des analyses menées, l’Hôtel pourra prendre des mesures de sécurité, en particulier demander au client l'utilisation d'un autre canal de réservation ou d'un autre mode de paiement. Ces mesures auront pour effet de suspendre l'exécution de la réservation ou, si le résultat de l'analyse ne garantit pas la sécurité de la commande, de l'annuler. L'utilisation frauduleuse d'un moyen de paiement générant un défaut de paiement pourra entraîner l’inscription du client dans le fichier des incidents des membres de la collection des Hôtels Littéraires ce qui pourra conduire à bloquer des paiements futurs ou à effectuer des contrôles supplémentaires. |
Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime consistant à gérer nos activités et à prévenir le risque de fraude. |
90 jours aux fins d’analyses et de contrôles, puis 2 ans dans une base de données distincte à des fins d’amélioration du fonctionnement du système. En cas d’inscription dans le fichier des incidents, 2 ans à compter de l’enregistrement ou jusqu’à régularisation de la situation si celle-ci intervient avant. |
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Sécuriser les biens et les personnes et lutter contre les impayés. Dans ce cadre, l’Hôtel pourra disposer d’une fonctionnalité lui permettant d’inscrire dans la catégorie des clients dits « inopérants » tout client ayant un comportement inapproprié correspondant aux catégories suivantes : agressions et incivilités, non-respect du contrat hôtelier, non-respect des règles de sécurité, vols, dégradations et vandalisme ou incidents de règlement. Le statut d’« inopérant » peut conduire l’Hôtel à adresser un refus de réservation au client lorsqu’il se présentera à nouveau dans l’Hôtel. |
Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime consistant à gérer nos activités, à sécuriser les biens et les personnes et à lutter contre les impayés. |
122 jours à compter de l’inscription. |
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Utiliser les services nécessaires pour rechercher l’identité des personnes présentes dans l’Hôtel en cas d’événements graves impactant l’établissement concerné (catastrophes naturelles, attentats, etc.). |
Traitement nécessaire pour la protection des intérêts vitaux des clients. |
Pour la durée de l’événement. |
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Se conformer à toute législation applicable (par exemple conservation des documents comptables), y compris :
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Traitement nécessaire pour le respect d’une obligation légale. |
Pour la durée fixée dans la législation applicable. |
Base légale du traitement :
Les données personnelles collectées sur ce site ne sont utilisées qu’à condition que:
- la Société ait obtenu le consentement de l’internaute, ou
- le traitement de ces données soit nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel l’internaute est partie, ou
- le traitement de ces données soit nécessaire au respect d’une obligation légale, ou
- le traitement de ces données soit nécessaire à la préservation des intérêts vitaux de la personne, ou
- par le traitement de ces données, la Société poursuive un intérêt légitime en utilisant des données personnelles et que cette utilisation ne porte pas atteinte aux libertés et aux intérêts de la personne concernée.
Caractère obligatoire ou facultatif du recueil des données :
Lors de la collecte de données personnelles de l’internaute sur ce site, le caractère obligatoire ou facultatif de cette collecte est indiqué à l’internaute (notamment par la présence d’astérisques à l’endroit des champs destinés à recueillir des informations obligatoires), et les conséquences de l’absence de fourniture d’une donnée obligatoire est également indiquée (par exemple : impossibilité de procéder à une réservation sans renseigner le nom de la personne effectuant ladite réservation, etc).
Les données recueillies à titre obligatoire par la Société correspondent au minimum nécessaire à la mise en œuvre de la finalité poursuivie par chacune de ces collectes.
Destinataires des données personnelles collectées :
Le premier destinataire des données personnelles recueillies sur ce site est la Société, qui exploite l’Hôtel.
Pour exécuter certaines activités ou finalités, les données collectées peuvent être transmises ou traitées par un tiers :
- par la Société des Hôtels Littéraires
- par des tiers :
- destinataires techniques :
- Hoist group, une des deux sociétés qui gèrent notre logiciel de réservation :
https://www.hoistgroup.com/fr/nouveautes-hoist/2017/12/22/hotsoft-gdpr-compliance-faq-8/?l=1
- D-edge, une des deux sociétés qui gèrent notre logiciel de réservation :
https://www.d-edge.com/privacy-policy/
Transfert des données hors de l’Union européenne :
Le logiciel de réservation d’hôtel exploité par la société D-edge, et utilisé par notre Société, est hébergé au Royaume Uni.
Dans le cadre de l’accord de commerce et de coopération conclu le 24 décembre 2020, le Royaume-Uni et l’Union Européenne sont convenus que le RGPD restera applicable de manière transitoire au Royaume-Uni pour une durée supplémentaire maximale de six mois. Le transfert des données personnelles de nos clients pour sous-traitance par la société D-edge reste donc soumis à notre notre Politique de Confidentialité, qui sera adaptée au terme de la période transitoire susvisée.
